Politique de confidentialité

PRÉAMBULELa société CAPFINANCES (CAPFINANCES – CONSEIL – ASSURANCE – PATRIMOINE – FINANCES

La société CAPFINANCES (CAPFINANCES – CONSEIL – ASSURANCE – PATRIMOINE – FINANCES – ci-après « CAPFINANCES »), est une Société par Actions Simplifiée de courtage en assurances au capital de 600 000 euros, ayant son siège social sis 920 rue Augustin Fresnel – 76230 BOIS- GUILLAUME et enregistrée au Registre du Commerce et des Sociétés de Rouen sous le numéro 478 715 774.

CAPFINANCES s’engage à se conformer à la législation en vigueur en France et en Europe (Règlement 2016/679 du 27 avril 2016), à assurer la protection, la confidentialité et la sécurité des données à caractère personnel, ainsi qu’à assurer le respect de la vie privée.

La présente Politique de protection des données à caractère personnel (ci-après « la Politique ») décrit la manière dont CAPFINANCES collecte et traite les données personnelles de CAPFINANCES et de toutes les autres personnes concernées par les traitements mis en œuvre par CAPFINANCES.

La Politique précise également les bases légales sur lesquelles nous nous appuyons pour traiter les données personnelles, les personnes avec lesquelles nous les partageons et comment celles-ci sont stockées.

CAPFINANCES est, selon les traitements, Responsable de traitement ou sous-traitant :

• Lorsque CAPFINANCES traite les données en qualité de Responsable de traitement, cela signifie que CAPFINANCES détermine les finalités et les moyens de traitement ;
• Lorsque CAPFINANCES traite les données en qualité de sous-traitant, cela signifie que CAPFINANCES traite les données sur instruction d’un responsable de traitement, par exemple une compagnie d’assurance.

CAPFINANCES respecte la règlementation en vigueur sur le respect de la vie privée, et s’engage sur les principes suivants :

• Vos Données sont utilisées uniquement pour des finalités explicites, légitimes et déterminées en lien avec les différents métiers de CAPFINANCES. Elles sont traitées de manière licite et loyale ;
  • Seules les Données qui nous sont utiles sont collectées ;
  • Vous êtes informé, de manière claire et transparente, sur la finalité d’utilisation de Vos données, le caractère facultatif ou obligatoire de Vos réponses dans les formulaires et Vos Droits en matière de protection des données.

ARTICLE 2 – POUR QUELLES FINALITÉS VOS DONNÉES SONT-ELLES TRAITÉES ?

Vos Données à caractère personnel sont utilisées pour les finalités suivantes :

• L’analyse de Vos besoins en assurance ;
  • L’analyse, l’examen du risque ;
  • La gestion des demandes provenant d’un client ou d’un prospect ;
  • L’analyse de l’assurabilité du prospect ;
  • La passation, la gestion et l’exécution de Vos contrats d’assurance ;
  • Communiquer avec Vous dans le cadre de la gestion de Vos contrats ;
  • La lutte contre le blanchiment de capitaux et contre le financement du terrorisme,
  • La lutte contre la fraude à l’assurance ;
  • L’analyse, l’examen et la gestion des demandes de réclamation/des contentieux ;
  • Exécuter des obligations légales, réglementaires ou administratives.
  • La réalisation d’enquêtes de satisfaction, notamment pour solliciter votre avis et afin d’améliorer nos services et prestations ;
  • L’élaboration de statistiques, notamment commerciaux ou d’audience ;
  • Répondre à des candidatures ;
  • Constituer une CVThèque.

CAPFINANCES peut traiter les Données communiquées afin de prendre une décision (automatisée ou non) sur la base de votre profil, et ce dans le cadre de l’établissement du profil de risque. Cette étude permet de mieux apprécier le risque par rapport aux contrats pouvant être proposés par CAPFINANCES.

CAPFINANCES ne prend aucune décision vous concernant sur un traitement entièrement automatisé. Si un tel traitement venait à être mis en œuvre, nous ne manquerions pas de vous en informer préalablement. A cet égard, une décision prise sur le seul fondement d’un traitement automatisé, y compris de profilage, est susceptible d’emporter des conséquences juridiques sur vos droits. Dans cette hypothèse, vous pourrez demander le réexamen de votre situation par un membre de l’équipe CAPFINANCES, exprimer votre point de vue, obtenir une explication sur la décision prise, et, le cas échéant, la contester.

Lors de la souscription d’un contrat, certaines données sont obligatoires, notamment pour permettre l’exécution contractuelle. En cas de non-fourniture de ces données, CAPFINANCES ne pourra exécuter le contrat ou répondre à votre demande.

CAPFINANCES pouvant revêtir la qualité de sous-traitant, elle traite donc les Données en conformité avec les politiques de protection des données des compagnies d’assurance, qui disposent alors de la qualité de responsable de traitement. Le traitement des données varie donc selon la compagnie d’assurance. A des fins de transparence, Vous trouverez ci-dessous les liens pointant vers les politiques de protection des données applicables selon les contrats conclus.

Certaines Données traitées par CAPFINANCES peuvent revêtir la qualité de « données sensibles » au sens de l’article 9 du RGPD relatif aux données sensibles, comme les données de santé. Ces données font donc l’objet d’une protection spécifique, notamment par la mise en œuvre d’un masquage dynamique.

ARTICLE 3 – SUR QUELLE BASE LÉGALE LES DONNÉES SONT-ELLES TRAITÉES ? COMBIEN DE TEMPS SONT CONSERVÉES MES DONNÉES ?

Finalités	Base légale	Durée de conservation
L’analyse de Vos besoins en assurance, notamment afin de proposer un contrat adapté à la situation de la personne concernée	Exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée	Jusqu’à 3 ans à partir de la collecte des données ou du dernier contact avec la personne concernée
L’analyse, l’examen du risque	Exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée	Jusqu’à 3 ans à partir de la collecte des données ou du dernier contact avec la personne concernée
Contrôle des souscriptions	Exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée	Jusqu’à 3 ans à partir de la collecte des données ou du dernier contact avec la personne concernée
Gestion de la prospection commerciale (souscripteur éventuel d’un contrat d’assurance)	Consentement de la personne concernée	Jusqu’à 3 ans à partir de la collecte des données ou du dernier contact avec la personne concernée
Gestion des contacts souhaitant intégrer le réseau de mandataires d’intermédiaire en assurance	Consentement de la personne concernée	Jusqu’à 3 ans à partir de la collecte des données ou du dernier contact avec la personne concernée
Gestion des mandataires d’intermédiaire en assurance	Exécution contractuelle	Durée de la relation contractuelle. 5 ans après, à compter de la date de rupture dudit contrat de mandat
Gestion des apporteurs d’affaires	Exécution contractuelle	Durée de la relation contractuelle. 5 ans après, à compter de la date de rupture dudit contrat d’apport.
La gestion des demandes provenant du client ou d’un prospect, par exemple lorsque la demande est formulée via le site web de la société CAPFINANCES	Exécution contractuelle si la personne concernée est cliente Consentement si la personne est un prospect	Pendant toute la durée d’exécution du contrat et 5 ans à compter de la date de résiliation, Jusqu’à 3 ans à partir de la collecte des données ou du dernier contact avec la personne concernée
L’analyse de l’assurabilité du prospect	Exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée	Durée liée à celle du contrat (si un contrat est conclu), et durant les durées de prescription applicables. Concernant les prospects, la durée est fixée à 3 ans à partir de la collecte des données ou du dernier contact avec lesdits prospects.
Gestion de la relation contractuelle avec les clients	Exécution contractuelle	Durée de la relation contractuelle. 5 ans après, à compter de la date de rupture dudit contrat
La passation, la gestion et l’exécution de Vos contrats d’assurance	CAPFINANCES est sous-traitant pour les compagnies d’assurance. La base légale de ce traitement est l’exécution contractuelle	Durée de la relation contractuelle. 5 ans après, à compter de la date de rupture dudit contrat.
Communiquer avec Vous dans le cadre de la gestion de Vos contrats	Exécution du contrat	Durée de la relation contractuelle. 5 ans après, à compter de la date de rupture dudit contrat.
La lutte contre le blanchiment de capitaux et contre le financement du terrorisme	Obligation légale	Durée de la relation contractuelle. 5 ans après, à compter de la date de rupture dudit contrat.
La lutte contre la fraude à l’assurance	Obligation légale	Durée de la relation contractuelle. 5 ans après, à compter de la date de rupture dudit contrat
L’analyse, l’examen et la gestion des demandes de réclamation/des contentieux	Exécution du contrat. Si le contrat est résilié, des données pourront être conservées dans l’intérêt légitime de CAPFINANCES, afin de pouvoir exercer les droits de la défense	Durée de la relation contractuelle. 5 ans après, à compter de la rupture dudit contrat. En cas de contentieux, les données seront conservées afin de permettre à CAPFINANCES d’exercer les droits de la défense.
Exécuter des obligations légales, réglementaires ou administratives	Obligation légale	Durée de la relation contractuelle. 5 ans après, à compter de la date de rupture dudit contrat
La réalisation d’enquêtes de satisfaction, notamment pour solliciter votre avis et afin d’améliorer nos services et prestations	Consentement de la personne concernée	1 an
L’élaboration de statistiques, notamment commerciaux ou d’audience	Consentement de la personne concernée	1 an
Gestion des jeux concours	Consentement de la personne concernée	Jusqu’à 3 ans à partir de la collecte des données ou du dernier contact avec la personne concernée

Lorsque des données de santé sont collectées et traitées, les bases légales sont, d’une part, celles sur laquelle le traitement est fondé, et, d’autre part, sur le consentement.

ARTICLE 4 – QUELS SONT LES DESTINATAIRES DE VOS DONNÉES ?

CAPFINANCES fait partie du Groupe Premium dont le siège social est situé au 87-89 avenue Kléber 75016 PARIS. Conformément à une obligation légale, contractuelle ou un intérêt légitime, CAPFINANCES peut communiquer Vos Données, pour des finalités administratives internes ainsi que pour la gestion relative aux dossiers clients ou salariés.

Seules les personnes ayant besoin de connaître Vos données dans le cadre de leurs missions y ont accès.

• CAPFINANCES 14,  Zac du Plateau, 9 rue Léopold Sédar-Senghor – 14460 COLLOMBELLES – RCS Caen 799 450 360 ;
• CAPFINANCES 25, 10 rue de la Mission – 25480 ECOLE-VALENTIN – RCS Besançon 812 490 183 ;
• CAPFINANCES 34, 205 Impasse John Locke – 34470 PEROLS – RCS Montpellier 921 917 126 ;
• CAPFINANCES 35, Bâtiment V-Espace Performance – 35760  SAINT-GREGOIRE – RCS Rennes 882 559 826 ;
• CAPFINANCES 51, 109 Avenue Monnet, 51430 BEZANNES – RCS Reims 834 750 192 ;
• CAPFINANCES 59, 142 rue du Haut Vinage – 59290 WASQUEHAL – RCS Lille Métropole 908 954 027.
• CAPFINANCES 67, 5 rue de Berne – 67300 SCHILTIGHEIM – RCS Strasbourg 990 377 483 ;
• CAPFINANCES 74, 68 rue Cassiopée 74650 Chavanod
• CAPFINANCES 78, 12 boulevard du roi, 78000 Versailles ;
• CAPFINANCES CREDIT, 81 rue Jean Lecanuet 76000 – ROUEN – RCS Rouen 834 750 283 ;
• PREMIMMO, 81 rue Jean Lecanuet 76000 – ROUEN – RCS Rouen 823 717 152 ;
• PREMIUM ACADEMIE, Zac la Plaine de la Ronce, 920 rue Augustin Fresnel – 76230 BOIS – GUILLAUME RCS Rouen 813 732 773 ;
• PREMIUM PARTNERS, ZAC la Plaine de la Ronce, 920 rue Augustin Fresnel, 76230, Bois-Guillaume rcs rouen 797 672 227.
• Les Données collectées sont également susceptibles d’être communiquées aux personnes suivantes, conformément à la présente Politique.
• Des partenaires assureurs de CAPFINANCES et de leurs délégataires de gestion pouvant revêtir la qualité de responsables de traitement selon le traitement considéré ;
• Des salariés ou mandataires intermédiaires d’assurance de CAPFINANCES ;
• Des intermédiaires d’assurance en partenariat avec CAPFINANCES ;
• Des autorités administratives et judiciaires pour satisfaire aux obligations légales et réglementaires.
• Des sous-traitants de CAPFINANCES.

ARTICLE 5 – TRANSFERT DE DONNÉES HORS DE L’UNION EUROPÉENNE

CAPFINANCES ne transfert pas les Données hors de l’Union européenne. Dans l’hypothèse où le traitement de Vos données implique un transfert hors de l’Union européenne, ces transferts                  seront effectués en contrepartie de garanties appropriées en matière de confidentialité et sécurité des données, en toute conformité avec la règlementation applicable.

Lorsque les Données sont transférées hors de l’Union européenne, CAPFINANCES s’assure que celles-ci sont transférées dans un pays qui garantit un niveau de protection adéquat des données personnelles, conformément aux modèles de clause  validés par la Commission Européenne.

ARTICLE 6 – DE QUELS DROITS DISPOSEZ-VOUS SUR VOS DONNÉES PERSONNELLES ?

Vous disposez, sur vos Données personnelles, des droits suivants :

Droit	Observations
Droit d’accès	Vous avez le droit d’obtenir de notre part la confirmation que Vos données personnelles sont ou non traitées par nous, ainsi que certaines autres informations sur la manière dont elles sont utilisées.
Droit de rectification	Vous pouvez nous demander de prendre des mesures pour corriger Vos données personnelles si elles sont inexactes ou incomplètes (par exemple si nous avons le mauvais nom ou la mauvaise adresse).
Droit à l’effacement (« Droit à l’oubli »)	Vous pouvez demander l’effacement ou la suppression de Vos données personnelles (par exemple lorsqu’il n’existe pas de raison impérieuse pour nous de continuer à les utiliser ou si leur utilisation est illégale).
Droit à la limitation	Vous avez le droit de limiter ou d’empêcher l’utilisation ultérieure           de        Vos      données personnelles. La limitation du traitement n’empêche pas la conservation de Vos données personnelles, mais nous ne pourrons pas les utiliser au-delà des limites que vous souhaitez.
Droit à la portabilité	Vous avez le droit de récupérer et de réutiliser certaines données personnelles.   Ce droit s’applique uniquement aux données personnelles que vous nous avez fournies, que nous traitons avec votre consentement et à des fins d’exécution du contrat et qui sont traitées par des moyens automatisés.   Le cas échéant, nous vous fournirons une copie de Vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine (lorsque cela est techniquement possible). Nous pourrons également transmettre Vos données directement à un autre responsable de traitement.
Droit d’opposition	Vous avez le droit de vous opposer à certains types de traitements, pour des raisons liées à votre situation particulière, à tout moment, dans la mesure où ce traitement a eu lieu aux fins d’intérêts légitimes poursuivis par CAPFINANCES.   Nous serons autorisés à continuer à traiter Vos données personnelles si nous pouvons démontrer que le traitement est justifié par des libertés ou si nous en avons besoin pour l’établissement, l’exercice ou la défense d’actions en justice.
Droit de retrait du consentement	Lorsque nous traitons Vos données personnelles sur la base de votre consentement, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment.   La personne concernée est informée que le retrait n’affecte pas la licéité du traitement qui a eu lieu avant ce retrait.
Droit à l’information	Vous disposez du droit de comprendre l’utilisation qui sera faite de Vos données, afin de pouvoir prendre des décisions éclairées et exercer un contrôle sur Vos données personnelles.
Droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée uniquement sur un traitement automatisé	Vous avez le droit de ne pas faire l’objet d’une décision entièrement automatisée (en d’autres termes, sans aucune intervention humaine dans le processus décisionnel), qui a des effets juridiques ou qui vous affecte de manière significative.   CAPFINANCES ne prend aucune décision entièrement automatisée vous concernant. Il y a toujours une intervention humaine dans chaque décision prise vous concernant.
Droit de fournir à CAPFINANCES des directives sur l’utilisation de Vos données personnelles après votre décès	Vous pouvez contacter CAPFINANCES afin de fournir des directives anticipées sur le sort de données personnelles après votre décès.

La CNIL vous informe sur les différents droits que vous pouvez exercer (www.cnil.fr/fr/comprendre-vos-droits).

Lorsque CAPFINANCES traite Vos données en qualité de sous-traitant (par exemple d’une compagnie d’assurances), votre demande d’exercice des droits peut être transmise à cette société. Les droits

indiqués ci-dessus s’exercent dans le cadre légal et réglementaire et dans la limite de nos obligations contractuelles vis-à-vis de vous ou des assureurs avec lesquels nous travaillons.

Lors d’une demande d’exercice de droits, un titre d’identité peut être demandé, notamment afin de préserver la sécurité du traitement faisant l’objet de la demande.

Une réponse vous sera adressée, suivant la complexité de votre demande dans les délais prescrits par l’article 12.3 du RGPD. Pour toute réclamation à la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL), vous pouvez écrire à l’adresse suivante : CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris cedex 07.

ARTICLE 7 – COMMENT SONT PROTÉGÉES VOS DONNÉES À CARACTERE PERSONNEL ?

CAPFINANCES s’assure que les données sont traitées en toute sécurité et confidentialité, y compris lorsque certaines opérations sont réalisées par des sous-traitants.

A cet effet, nous mettons en place les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour éviter la perte, la mauvaise utilisation, l’altération et la suppression de Vos données personnelles.

Ces mesures sont adaptées selon le niveau de sensibilité des données traitées et le niveau de risque que présente le traitement ou sa mise en œuvre.

Si une atteinte à la sécurité des données vous concernant se produit, nous vous en informerons dans les délais et selon les modalités précisées par les dispositions légales et règlementaires en vigueur.

Lorsque Vos Données sont transférées au sein du Groupe Premium et à ses partenaires, CAPFINANCES utilise des protocoles sécurisés, en l’occurrence le protocole SFTP. Il permet ainsi de garantir la confidentialité et l’authentification du serveur destinataire des Données. Vos Données sensibles sont également chiffrées par un masquage dynamique, de sort à garantir leur intégrité et leur confidentialité.

Quant à l’accès à Vos Données, CAPFINANCES a défini des profils d’habilitation. L’accès à Vos Données sont par conséquent limité aux seules personnes qui en ont strictement besoins aux fins de réaliser les traitements pour lesquels elles ont été collectées. Ces traitements peuvent porter sur la relation contractuelle ou les opérations administratives.

En cas de sous-traitance de Vos Données, CAPFINANCES fait uniquement appel à des sous-traitants qui présentent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière que le traitement réponde aux exigences de la réglementation en vigueur.

Le sous-traitant traite Vos Données sur instruction de CAPFINANCES. A ce titre, il veille à ce que les personnes autorisées à traiter Vos Données s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité. Le sous-traitant notifie par ailleurs toute violation de Vos Données à CAPFINANCES.  

ARTICLE 8 – COMMENT EXERCER MES DROITS ?

Pour exercer Vos droits, le Délégué à la Protection des Données (DPO) de CAPFINANCES est à votre disposition à l’adresse mail dpo@capfinances.fr ou à l’adresse postale CAPFINANCES – Service traitement de données, 920 rue Augustin Fresnel – 76230 BOIS-GUILLAUME.

Une réponse vous sera adressée, suivant la complexité de votre demande dans les délais prescrits par l’article 12.3 du RGPD. Ainsi, CAPFINANCES dispose d’un mois pour répondre à votre demande, et ce délai peut être prorogé de deux mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes.

Lorsque CAPFINANCES traite vos données en qualité de sous-traitant (par exemple d’une compagnie d’assurance), votre demande d’exercice des droits peut être transmise à cette société.

Pour toute réclamation à la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL), vous pouvez écrire à l’adresse suivante : CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris cedex 07.